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1. ERP를 사용하는 이유

(이미지 제공: 게티이미지뱅크) 

[ERP 시스템의 개념과 필요성]

많이 들어보고 사용하는 시스템, ERP가 어떤 것인지 알아보겠습니다. ERP(Enterprise Resource Planning, 전사적자원관리)는 기업 내 생산, 물류, 재무, 회계, 영업과 구매, 재고 등 경영 활동 프로세스들을 통합적으로 연계해 관리하며, 기업에서 발생하는 정보들을 서로 공유하고 새로운 정보의 생성과 빠른 의사결정을 도와주는 전사적자원관리시스템 또는 전사적통합시스템으로 부르기도 합니다.

쉽게 설명 드리자면, 기업의 다양한 부서와 프로세스를 통합하여 관리하는데 도움을 주는 시스템입니다. 재무부서에서는 ERP를 통해 기업의 연간 예산 계획을 수립하며 실시간으로 예산 집행 상황을 모니터링합니다. 물류부서에서는 실시간 재고를 추적하여 재고관리 및 생산 프로세스를 효율적으로 관리하고, 인사부서에는 급여 및 성과 관리를 자동화 할 수 있습니다. 이처럼 ERP는 기업 내 특정 부서의 데이터를 회사 전 부서가 필요에 따라 활용할 수 있는 환경을 제공하기 때문에 경영 및 업무 프로세스를 최적화할 수 있다는 점에서 중소부터 대기업까지 사용하고 있습니다.

2. 어렵게 도입했지만 ERP 사용이 어려워요!

이전에 제조업 중심으로 사용되던 ERP는 코로나19 펜데믹 이후 빠르게 변화하는 디지털 전환 환경에 적응하는 기업들에게 중요성이 부각됐습니다. 특히 클라우드 기반의 ERP 사용률도 증가하였는데요. 이제는 산업 구분없이 도입하는 ERP 시스템, 장점만 있고 편리하기만 할까요?

ERP 시스템 도입은 기업의 효율성과 경쟁력을 높이는데 큰 역할을 할 수 있지만, 잘못된 접근 방식이나 준비 부족으로 실패하는 경우도 있습니다.

[ERP 사용의 어려움 2가지]

(이미지 제공: 게티이미지뱅크) 

1) 비용 및 시간 소모

ERP 시스템의 도입은 상당한 초기 투자를 필요로 합니다. 또한, 시스템을 완전히 구축하고 사용자 교육과 적응, 안정화에 긴 시간이 소요될 수 있습니다. 특히 중소기업의 경우 큰 부담이 될 수 있어 ERP 구축 후 실 사용까지의 명확한 프로세스 계획을 세워야 합니다.

2) 시스템 구현과 유연성 문제

일부 ERP 시스템은 기업의 특정 요구사항이나 업무 프로세스에 충분히 유연하게 조정되지 않을 수 있습니다. 특히 ERP 도입을 전담할 프로젝트 매니저가 지정되지 않는다면 기업의 다양한 부서와 시스템 간의 통합이 어려울 수 있습니다.

3. 다루기 어려운 ERP에 비즈플레이 곁들이기

ERP 시스템의 주요 문제점들은 대부분 사용자의 편의성과 시스템의 유연성 부족에서 비롯되지만, 300여 개의 ERP 및 그룹웨어와의 연동 경험을 보유한 비즈플레이를 사용한다면 부족한 부분을 보완할 수 있습니다. 첫째, 국내 전 카드사 및 글로벌 카드사 데이터를 수집하여 자동 전표 생성으로 수기 업무가 사라져 생산성을 극대화합니다. 둘째, 이용 편의성 및 사용자 친화적인 UI 제공합니다. 셋째, 실시간 모니터링 및 컴플라이언스 기능으로 영수증 내 동일 가맹점 중복 사용 여부, 규정 금액 이상 사용여부 등 규정 적용이 간편하고 부정사용을 방지할 수 있습니다. 이처럼 비즈플레이는 기업의 ERP 시스템 도입 및 운영을 보다 효율적으로 만들 수 있는 솔루션을 제공합니다.

[비즈플레이의 ERP 연동를 통한 해결 방안]

1) 다양한 ERP 및 그룹웨어와의 통합 지원

 비즈플레이는 SAP A1, B1, By Design을 포함한 300개 이상의 국내외 ERP 및 그룹웨어 제품과의 통합을 지원합니다. 또한 법인카드, 개인카드, 현금, 제로페이, 하이패스 등 다양한 지출 수단을 통합적으로 관리할 수 있도록 지원하고 있습니다. 특히 카드 사용부터 자동 전표입력, 지출결의 및 전자결재 예산반영 및 보고서 등 일련의 과정을 ERP와 연동하여 일괄적으로 처리할 수 있는 강점을 가지고 있습니다.

2) 300개 이상의 국내외 ERP 및 그룹웨어 연동

 비즈플레이는 다양한 ERP 솔루션과의 통합이 가능하며, 여러 ERP 솔루션 제공업체(SAP, 영림원소프트, CUBECORE, 등)와 파트너십을 맺고 있습니다. 자체 개발된 ERP나 소규모 ERP도 Agent 방식(쿠콘박스2), 오픈 API, Real-Time Web Service 방식(BICs), 엑셀 파일 연동을 통해 통합할 수 있습니다.

3) 사용자 친화적인 인터페이스

비즈플레이는 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하여, 사용자가 시스템을 보다 쉽게 이해하고 사용할 수 있도록 돕습니다. PC 외에도 모바일로 언제 어디서든 시간과 장소에 제약없이 영수증 내역 확인부터 작성 및 지출 결의까지 가능합니다.

4. ERP 연동한 비즈플레이 고객사례

[윌로펌프: 사용내역을 엑셀로 저장해 SAP 연동]

독일 본사에서 구축한 SAP ERP를 이용하고 있어 비즈플레이와 직접 연결에 어려운 점이 있었으나, 컨설팅을 통해 회사에 필요한 양식으로 자료 작성 및 다운로드가 가능하도록 변경했습니다. 이 후 그동안 수작업으로 진행하던 경비처리업무가 SAP ERP에 간단하게 경비 데이터 등록 및 연계가 되어 경비지출관리 업무가 전산화되고 편리해졌습니다.

[폭스바겐 파이낸셜 서비스 코리아: 법인카드 경비처리 소요시간 70% 단축]

폭스바겐 파이낸셜 서비스 코리아의 회계팀은 법인카드 사용 내역을 리뷰하는 시간을 단축시키고, 회사 경비 정책을 시스템에 최대한 잘 녹여내는 것이 중요했습니다. 그렇기에 당사 정책에 맞게 시스템 적용이 원활히 되는 비즈플레이를 높게 평가하였고, 비즈플레이는 당사 SAP 간에 경비 데이터 연계가 가능하여 전표처리 및 회계관리 업무 효율이 높아질 것이라 생각하여 도입을 결정하게 되었습니다. 실제 사용 후 사내 규정을 별도로 안내가 필요하여 수기로 경비 내역을 확인하던 업무가 비즈플레이로 간단히 규정에 맞게 이용할 수 있도록 설정하여 경비 비용을 일일이 체크하지 않아도 되었습니다. 또한, 한 명의 직원이 영수증을 붙이고 승인을 받은 후 회계팀에 제출하기까지 1시간 이상 소요되던 업무가 20분으로 단축되었습니다.

[인바디: 업무량 40% 이상 절감]

비즈플레이 도입 후, 16개의 관리 항목을 수기 입력 없이 자동 연동하여 직원들은 경비 처리 시 사용목적과 부서명만 입력하면 됩니다. 또한 회계팀도 임직원이 수기로 입력하는 항목이 줄어든 만큼 확인하는 소요시간이 줄어들어 비용 집행의 목적과 내용에 온전히 집중할 수 있는 환경이 만들어졌습니다. 인바디는 MS ERP를 사용하는데 비즈플레이의 경비 데이터를 간단하게 다운받아 MS ERP에 바로 업로드 할 수 있어, 경비 관련 회계처리 및 비용 관리도 정확하고 투명하게 처리 할 수 있게 되었습니다. 결과적으로 비즈플레이 서비스를 도입 및 이용하면서 업무량의 40%이상이 절감할 수 있었습니다.

오늘은 ERP만 사용했을 때 느끼는 번거로움을 비즈플레이 연동으로 기업의 경비 처리 및 회계 관리 업무를 혁신적으로 개선할 수 있는 효과적인 방법을 제시했습니다. 비즈플레이를 통해 ERP를 원활히 활용하여 기업은 더욱 빠르고 정확한 의사 결정을 내릴 수 있으며, 경비 처리 및 회계 관리의 효율성을 극대화할 수 있습니다.

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