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최근 글로벌 경영환경 악재가 겹치며 대기업의 비상경영 선포로 해외전시회 불참, 이사 보수한도축소 등 기업내 대대적인 비용감축이 확산되며 조직에 긴장감이 고조되었습니다. 비대면 회의를 통해 출장의 필요성이 줄었지만 여전히 비즈니스의 긴밀한 소통을 위해 업계 컨퍼런스, 현지 영업, 해외지사 방문의 중요성은 큽니다. 오늘은 출장관리에서 어떤 업무를 수행하고, 여기서 겪는 문제점과 이를 해결하여 비용감축에 기여할 수 있는 방법에 대해 알아보겠습니다.

[일반적인 기업 출장프로세스 7 단계]

출장계획 > 출장예약 > 증빙수집 > 출장준비 > 출장 중 증빙수집 > 정산서 작성 > 비용수기처리

[출장관리솔루션 프로세스]

출장계획 및 예약 > 증빙자동수집 > 정산서 작성 > 통합비용관리

1. 출장신청 : 출장 계획 수립 및 사전 품의

(이미지 제공: 게티 이미지뱅크)

임직원이 출장 규정을 확인하여 목적, 일정, 장소, 예상 비용(교통비, 식비, 숙박비 등)을 포함한 출장 계획서를 작성하면 관련 부서의 승인 및 출장의 필요성과 규정 준수의 검토가 이루어집니다. 작성된 계획서는 관리자 및 팀원들이 근무 일정을 파악할 수 있는 스케줄이 되기도 하며 사전에 출장에 대한 명확한 방향성을 제시하여 출장 시 참고할 수 있는 자료로 사용됩니다. 일부 중소기업에서는 출장 계획서를 생략하는 경우도 더러 있으나 출장계획서를 작성함으로써 출장을 준비하는데 필요한 일련의 과정을 체계적으로 관리하고 통제할 수 있습니다.

2. 출장예약 : 교통수단 및 숙박

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출장 계획서가 승인되면 관리 부서에서 교통 및 숙박 시설 예약을 진행합니다. 2023년 비즈플레이 기업 출장 설문조사에 따르면, 회사내 지정된 여행사를 통한 전화 및 이메일의 수기 예약(39%) > 야놀자, 아고다와 같은 별도 여행 플랫폼(35%) > 출장 예약 솔루션 (5%) 순으로 높은 비율을 차지했습니다. 가장 많이 이용하는 상용여행사의 경우, 원하는 출장 스케줄을 통보하면 대리 예약해주어 편리하다는 장점이 있지만, 다양한 회사 규정 준수를 보장하기 어려우며 대부분 Cloud 환경의 기업 맞춤형 지원이 불가한 한정적인 서비스를 제공하고 있습니다.

반면에 출장 솔루션은 숙박, 교통 상품에 대한 실시간 예약 및 정산이 가능하며 회사 출장 규정 설정이 가능해 예약 시 규정준수 여부를 확인할 수 있습니다. 또한 최저가 추천 비용절감 모니터링 기능으로 비용절감을 기대할 수 있습니다.

3. 출장정산 : 출장정산서 및 결과보고서 작성 , 증빙준비

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출장 전 작성한 계획서에 내부 규정에 따른 출장여비를 예상 경비로 작성하였다면, 출장보고서는 출장 동안 수행한 업무 및 성과에 대한 결과 보고와 출장 중 발생한 모든 비용에 대한 영수증과 증빙 문서를 수집하여 실제 지출한 금액을 정확하게 기재해야 합니다. 관리부서에서 증빙불비에 따른 가산세 우려로 증빙자료의 진위 여부를 확인하는 업무가 진행되기 때문입니다. 다만, 해외 출장비의 경우 국내와 달리 적격증빙수취의무가 적용되지 않지만 해외출장지에서 교부받은 해당 국가의 영수증은 지출증빙으로 보관하고, 해외출장비 정산서를 통해 출장비를 정산해야 합니다. 출장 이후 수집된 증빙 문서를 바탕으로 세부 내역 및 예산 총액이 포함된 보고서를 작성하고 관리부서는 보고서 제출에 대한 최총 승인과 지출 내역의 적정성을 검토하여 부적절한 지출이 있다면 해당 금액을 차감하여 출장자에게 통보할 수 있습니다. bzp출장관리는 개인/법인카드의 지출 내역이 전자 증빙처리되어 출장솔루션에 보관되며 정산서와 연동한 결재 상신으로 재무 투명성 향상과 영수증 수집 및 검증 업무가 사라집니다.

4. 통합비용관리

(이미지 제공: 게티 이미지뱅크)

원스톱 출장관리 솔루션을 도입하지 않은 기업들은 정산서 승인 후 출장자에게 출장 비용을 지급할 때 규정 통제의 어려움으로 예산 초과가 발생되거나 비용 수기 처리로 투명성 저하와 감사 문제를 야기할 수 있습니다. 이와 같은 문제점을 방지하기 위해 출장 비용 지출 한도, 증빙 요건, 정산 절차 등 구체적인 출장 비용 정책을 수립해야 합니다. 회사가 규정하고 있는 ‘출장 경비 규정’이나 ‘여비 규정’에서 항공권, 호텔 숙박비, 현지 교통비, 식비 등을 세부적으로 제시하거나 직급별, 출장 지역별 비용 규모를 달리하는 방법도 있습니다. 그럼에도 출장 예약 및 정산 시, 출장자가 게시판에 기재된 출장규정집을 확인하거나 관리부서가 일일히 출장자에게 안내하는 불편함이 존재하고 이는 비효율이란 리스크를 생성합니다.

bzp 출장관리는 내부 시스템 연계로 출장 규정이 반영된 예약 및 정산 내역의 실시간 예산 반영이 가능합니다. 상세 내역에 첨부된 출장정산서를 통해 관리자의 검토 업무를 간소화하고 연동기능으로 전표처리도 지원할 수 있습니다. 통합비용관리로서 연계 데이터 기반의 조건 별 출장 상세 내역 및 규정 위반, 계획 대비 등 다양한 실시간 출장 현황 리포트는 비용절감 방안을 찾는 역할뿐만 아니라 과거 데이터로 요구사항과 업계 전반에 예상되는 가격 변동을 기반으로 회사의 연간 출장 예산을 설정하는데 중요한 발언권을 가질 수 있습니다. 즉, 출장 관리 프로세스와 증빙 요건을 지속적으로 검토하고 개선하며, 인플레이션과 시장 변화에 맞춰 필요에 따라 내부 규정을 검토하고 임직원에게 공유할 수 있습니다.

오늘은 기업의 출장 프로세스의 비효율성 5가지, ①시간 소모적 승인 절차 ②예약 시스템의 비효율성 ③증빙 문서 관리의 복잡성 ④정산 절차의 복잡도 ⑤비용 관리의 한계 및 투명성을 bzp출장관리의 대내외 연동으로 프로세스 일원화하고 비용 최적화 및 관리 강화를 실현할 수 있는 성공적인 전략을 살폈습니다. bzp 출장관리로 출장자, 관리자 모두 본연의 업무에 집중하고, 기업의 비용감축까지 기여하세요!

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